Как выбрать фискальный накопитель для кассы

Источник: http://blog.evotor.ru/kak-vybrat-fiskalnyj-nakopit...

С июля 2017 года 54-ФЗ обязует предпринимателей заменить старые кассы на новые, с выходом в интернет. В такие кассы встроен фискальный накопитель (ФН) — он хранит информацию обо всех продажах. Для разных бизнесов нужны кассы с разными фискальными накопителями: в данной статье расскажем, как выбрать правильный ФН и не нарваться на штраф.

Зачем нужен фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это чип внутри кассы. Он записывает информацию о каждой продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую — так налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу.

На старых кассах за информацию отвечала ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная. Она записывала сумму каждой продажи, а раз в год ее вынимали из кассы и везли в налоговую на проверку. Внутри новых касс стоит ФН. Он записывает больше информации: не только суммы, но и список товаров. Эти данные касса передает через интернет. Налоговая получает всю информацию онлайн, поэтому возить ФН никуда не нужно.

И у ЭКЛЗ, и у ФН ограничен срок работы, но заменить ЭКЛЗ могли только сотрудники центра техобслуживания, а ФН можно поменять самостоятельно. С ФН предприниматель экономит на техобслуживании.

Память ЭКЛЗ была всего 4Мб — это как четыре фотографии на телефоне или половина песни в формате MP3. В магазинах с большим трафиком электронная лента быстро переполнялась, и иногда приходилось заменять ее раньше срока. Память фискального накопителя в 64 раза больше. В паспорте ФН не написано, сколько чеков он может вместить, но народные умельцы разобрали один из первых ФН и нашли внутри модуль памяти на 256 Мб.

Хотя память увеличилась в разы, размер чека тоже увеличился. Когда покупаете ФН, рассчитывайте, что его хватит примерно на 230-250 тысяч фискальных документов: если печатаете меньше 700 чеков в день, ФН должно хватить на год.

В старых моделях ЭКЛЗ было 4 Мб памяти, в ФН — 256 Мб, в 64 раза больше. Фото ЭКЛЗ — texnokass.ru, фото ФН — rikllc.ru

Какой ФН выбрать?

Фискальные накопители отличаются сроком действия и моделью.

Срок действия ФН

Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.

Если торгуете на общей системе налогообложения

Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Им накопитель прослужит все заявленные месяцы.

Вообще в законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 13/15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не покупать.

Если торгуете на спецрежимах или оказываете услуги

Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы, о них ниже.

Если торгуете акцизными товарами,

работаете сезонно или автономно

Все, кто работает на спецрежиме и торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).

Предприниматели на спецрежиме с сезонным характером работы могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.

Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.

Модель ФН

Модель ФН — это цифры в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Формат фискальных документов (ФФД) — это специальный вид документов, которые формирует касса и которые принимает ФНС. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1, но со временем налоговая планирует полностью перейти на ФФД версии 1.1.

Фискальный накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими. То, в каком формате касса передает документы, зависит от модели фискального накопителя и версии прошивки кассы.

Всё это важно для тех предпринимателей, в чьих кассах стоит старая прошивка, которая передает ФФД формата 1.0, и накопитель модели ФН-1: до 1 января 2019 года им придется обновить прошивку кассы и сменить формат данных на 1.05. Если касса работает с ФФД версии 1.05 или 1.1, делать ничего не придется.

Когда будете искать фискальный накопитель в интернете, вы встретите еще МГМ-ФН-1. Это многоразовый тестовый фискальный накопитель. Он нужен разработчикам касс и программного обеспечения, чтобы протестировать и настроить оборудование на тестовой площадке ОФД. Тестовый ФН не формирует фискальный признак: чеки не имеют юридической силы. Такой ФН вам не подойдет.

Зачем покупать ФН на 15 месяцев, если можно на 36?

Многим бизнесам закон разрешает использовать ФН сроком действия «не менее 13 месяцев». Кажется логичным купить накопитель на 36 месяцев, сэкономить и забыть об обслуживании кассы на три года. На самом деле сэкономить вряд ли получится.

Во-первых, как сказано выше, срок, который указан на коробке, не всегда совпадает с реальным сроком работы накопителя. Например, если касса не передает данные в ОФД, фискальный накопитель на 36 месяцев проработает только 18.

Во-вторых, память накопителей на 13/15 месяцев и на 36 месяцев одинаковая. Она большая, но не бесконечная: если пробиваете больше 200 чеков в день, одного фискального накопителя на три года вам может не хватить. Проще и надежнее купить ФН на 13 или 13/15 месяцев.

Что будет, если использовать неправильный ФН

Если вы на спецрежиме или оказываете услуги, вы обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако если вы купили ФН на 13 месяцев, вы можете пользоваться им до окончания срока действия. Вообще за это предполагаются предупреждения и штрафы, но в мае 2017 налоговая опубликовала письмо, в котором указала на лазейку в законе: накопитель на 36 месяцев не обязаны использовать организации с сезонным характером работы. Что такое «сезонный характер», закон не рассказывает и оставляет толкование термина на усмотрение предпринимателя. Это значит, чтобы избежать штрафа за неправильный накопитель, спецрежимникам достаточно утвердить внутри организации сезонный характер работы.

Где купить ФН

Фискальные накопители продают производители кассовой техники, центры техобслуживания, ОФД и производители ФН. Цена зависит от модели, срока действия, количества накопителей — часто ее даже не пишут на сайте.

Не забудьте, что закон разрешает производить фискальные накопители только сертифицированным изготовителям, а сами накопители занесены в реестр налоговой. Перед покупкой сверьтесь с реестром.

Если вы покупаете новую кассу, скорее всего фискальный накопитель будет в комплекте.

Памятка
1. Выбирайте модель ФН исходя из своей системы налогообложения и особенностей работы:
— Предприниматели на общей системе налогообложения, если торгуют: должны использовать ФН на 13/15 месяцев. Он прослужит 15 месяцев.
— Предприниматели на спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН) и те, кто оказывает услуги: должны использовать ФН на 36 месяцев. Он прослужит 36 месяцев.
— Предприниматели, которые работают сезонно на спецрежимах:могут использовать ФН на 13/15 месяцев или 36 месяцев. Обе модели прослужат максимально возможный срок.
— Предприниматели, которые работают на спецрежиме и торгуют подакцизными товарами: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).
— Предприниматели, которые работают автономно (касса не передает данные в ОФД): могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).
— Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней.
2. ФН на 36 месяцев проработает все 36 только в кассах спецрежимников и тех, кто оказывает услуги. Если касса автономная, накопитель прослужит только 18 месяцев.
3. Все модели ФН подходят для всех моделей касс — покупайте любой, который подходит под вашу систему налогообложения и специфику работы.
4. Если передаете в налоговую документы формата ФФД 1.0, до 1 января 2019 года обновите прошивку кассы и переключите ФН в другой режим.
5. Если вы покупаете новую кассу, уточните у продавца, входит ли в комплект фискальный накопитель. Если да — какой именно: модель и срок работы.
6. Если вы спецрежимник, но пользуетесь ФН на 13 месяцев, постановите внутри компании, что работаете сезонно — это поможет избежать штрафа за неправильную модель ФН. Спустя 13 месяцев покупайте ФН на 36 месяцев, как требует закон.

Автор Наталья Киреева

директор по развитию бизнеса фискальных решений АТОЛ