LiteBox: Как правильно оформить чек: методичка от налоговой?

При использовании онлайн-касс многие владельцы бизнеса задаются вопросом, как оформить бумажный и электронный чек, чтобы выполнить все требования 54-ФЗ и избежать штрафов.

Этот вопрос заслуживает внимания каждого предпринимателя. Если в чеке не указаны обязательные реквизиты, предприятие могут штрафовать по ст.14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Штраф для организаций - от 5 000 до 10 000 рублей, для должностных лиц - от 1 500 до 3 000 рублей. За невыдачу чека также предусмотрены штрафы (от 2 0000 до 10 000 рублей).

Давайте рассмотрим, какие реквизиты должны быть указаны в чеке онлайн-кассы в 2018 году и как проверить чек.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ЧЕКА

Согласно кассовому законодательству, продавец должен выдавать бумажный чек (обязательно), электронный чек (по желанию покупателя) или оба этих документа.

Бумажный чек печатается на кассе и выдается на месте покупки, а электронный направляется с помощью SMS или e-mail. Чтобы отправить электронный чек, при оформлении чека укажите контактные данные покупателя:

Поправки в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» определили более 20 обязательных реквизитов в чеке (ст 4.7). Проверьте распечатанный чек или настройки вашей кассовой программы, чтобы убедиться, что вы указываете все необходимые данные.

1. Идентификаторы документа:

• Наименование, номер за смену;

• Номер смены;

• Фискальный признак документа, номер фискального документа;

• QR-код (согласно 192-ФЗ от 03.07.2018 г.);

• Адрес проверки чека в Интернете;

• Телефонный номер или электронная почта покупателя и отправителя (в случае передачи электронного чека);

• Дата, время и место оформления расчета;

• ИНН, полное наименование организации (или ФИО для предпринимателей);

• Система налогообложения, которая применяется при данном расчете;

• Признак расчета (приход, расход, возвращение прихода или расхода);

• Наименование каждого продукта (согласно 290-ФЗ, до 1 февраля 2021 года могут не указывать предприниматели на патенте, УСН, ЕСХН или ЕНВД, кроме случаев продажи подакцизной продукции);

• Количество товара;

• Стоимость с учетом скидок;

• Ставка НДС;

• Сумма расчета с учетом скидок и НДС;

• Форма расчета (наличный, безналичный);

• Должность и фамилия сотрудника, который осуществляет расчет;

• Регистрационный номер кассы, заводской номер фискального накопителя;

Согласно 54-ФЗ, касса должна передавать информацию о расчетах в ФНС через  оператора фискальных данных (ОФД). Поэтому кассу нужно не только зарегистрировать в Федеральной налоговой службе, но и подключить к любому ОФД.

Чеки и другие фискальные данные в эти службы передаются в режиме реального времени, поскольку кассы оборудованы модулем интернет-связи. Однако, в некоторых ситуациях есть свои особенности:

• если на кассе бывают перебои с интернетом, в этом нет ничего страшного. Онлайн-кассы сохраняют чеки в памяти: как только доступ в интернет восстановится, фискальные данные можно передать ОФД. При выборе кассы узнайте, как происходит отправка накопленных чеков: вручную или автоматически. Например, онлайн кассы смарт-кассы LiteBox (Лайтбокс) сами передают данные ОФД при появлении интернет-связи.

• если торговая точка находится в удаленной местности, без стабильного доступа в Интернет, 54-ФЗ разрешает использовать кассу в автономном режиме. Список населенных пунктов, которых касается это уточнение, утверждается региональными властями, его можно посмотреть на сайте налоговой службы.

В этом случае фискальные данные хранятся в кассе, но не передаются ОФД. При этом магазины, торгующие алкоголем, все равно обязаны фиксировать продажи в ЕГАИС (согласно письмуМинфина от 5 сентября 2017 г. N 03-14-18/56810).

Обратите внимание, что при работе кассы в удаленной местности закон разрешает не фиксировать в чеке:

• адрес проверки чека в Интернете

• контакты покупателя и отправителя

КАК ОФОРМИТЬ ЧЕК НА КАССЕ LITEBOX

Чтобы в чеке появились обязательные реквизиты предприятия и кассы, нужно указать их в настройках кассовой программы. Это достаточно сделать всего один раз, при установке кассы. Далее касса сама добавляет в чек все реквизиты.

Информация о товаре и ставке НДС также указывается на основании настроек магазина и товарной номенклатуры. Если вы отметили в программе, что магазин - “Плательщик НДС”, то ставка вносится в чек из справочника товаров. Если выбрана система налогообложения ЕНВД или отмечено, что магазин - “Неплательщик НДС”, то в чеке будет указано “Без НДС” (читайте подробнее на нашем Портале техподдержки).

Идентификаторы кассового чека (номер, фискальный признак и др.) касса указывает автоматически.   

 УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

КАК ДОБАВИТЬ ТОВАР В ЧЕК

Напомним, большинство предприятий обязаны указывать наименование товара в чеке, за исключение ИП на спецрежимах, которым предоставлена отсрочка до 2021 года по 290-ФЗ (если они не торгуют подакцизной продукцией). Наименование товара указывается по данным номенклатуры магазина.

Программное обеспечение, установленное на смарт-терминалах LiteBox, позволяет легко добавить товар в чек. Для этого на главной странице приложения следует выбрать способ добавления товара:

- добавление товара из избранных;

- продажа по свободной цене (цена вводится вручную);

- добавление товара по поиску наименования;

- добавление товара с помощью сканера штрихкода.

После оформления чека программа рассчитает итоговую сумму и сдачу, а затем напечатает бумажный чек (и при необходимости отправит электронный), согласно всем требованиям 54-ФЗ.

КАК ПРОВЕРИТЬ ЧЕК ОНЛАЙН-КАССЫ

Любой чек онлайн-кассы можно проверить на соответствие закону. Это можно сделать в мобильном приложении от Федеральной налоговой службы или на сайте вашего оператора фискальных данных.

Проверять чек могут и покупатели, и контролирующие органы, и сам владелец бизнеса. Такая проверка позволяет убедиться, что фискальные данные передаются правильно, в соответствии с законом.

Если чек не найден, значит, касса не передала данные ОФД (например, из-за неполадок с интернетом) или информация обрабатывается. Если чек не передается долгое время, обратитесь к оператору фискальных данных и с его помощью проверьте настройки кассы.

 УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

КАК ПРОВЕРИТЬ НЕОТПРАВЛЕННЫЕ ЧЕКИ НА КАССЕ

С помощью смарт-кассы LiteBox предприниматель может проверить, все ли чеки отправлены ОФД. Для этого нужно посмотреть  отчет о закрытии смены или отчет о текущем состоянии расчетов. В отчете отмечается количество неотправленных фискальных данных  (“Непереданные ФД”).

Внимание! Если чеки не переданы ОФД в течение 30 дней, касса будет заблокирована, а вам грозит штраф за работу без кассы, согласно 54-ФЗ.

ПРОВЕРКА НА САЙТЕ ОФД

Адрес для проверки в Интернете указывается в чеке, в соответствии с 54-ФЗ. Вы можете зайти на сайт вашего ОФД и указать следующие данные из чека:

• ККТ (регистрационный номер кассы)

• ФН (номер фискального накопителя)

• ФД (номер фискального документа - чека)

• ФПД (фискальный признак документа)

• ИТОГ (стоимость покупки) и дату покупки.

Если все данные введены правильно, система подтвердит, что чек корректен.

КАК ПРОВЕРИТЬ ЧЕК ЧЕРЕЗ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ

Для начала проверки необходимо установить специальное приложение для проверки чеков  от Федеральной налоговой службы - с помощью AppStore или PlayMarket. В программе нужно создать аккаунт в разделе "Моя визитная карточка": укажите фамилию, имя, отчество, контактные данные.

После этого вы можете отсканировать QR-код с чека или ввести данные вручную (дата, время покупки, номер и сумма чека, тип операции, фискальный признак). Программа проверит, есть ли ваш чек в базе данных Федеральной налоговой службы. В случае расхождения данных покупатель может обратиться в налоговую с жалобой.